Bemiddeling op de werkvloer: hoe werkt dat eigenlijk?

Regelmatig krijg ik de vraag: “Bemiddeling, hoe werkt dat eigenlijk? Is er een stappenplan, of zo?” Tijd dus om hier eens een blog over te schrijven!

Bemiddeling werkt in 4 fases. Ik gebruik hier graag het bemiddelingsmodel van MEDIV:

1. Fase: S#!t, we hebben een probleem!
2. Fase: “Mijn” verhaal – even ieder op zijn eigen grondgebied!
3. Fase: Voorzichtig kijken naar de ander en zijn belangen
4. Fase: Samen concrete afspraken maken en uittesten

Bron: Bemiddelingsmodel, MEDIV

Fase 1: S#!t, we hebben een probleem!

In deze fase komen de betrokken partijen tot het inzicht dat ze samen ‘in de s#!t’ zitten. Als bemiddelaar werk ik met de deelnemers uit, wat het probleem nu exact is, waaraan gewerkt moet worden en wat het doel van het traject is. Het is ook polsen naar de bereidheid van de betrokkenen om zich tijdens dit traject actief in te zetten om samen tot een oplossing te komen.

Ik maak mijn rol als bemiddelaar duidelijk:

• Ik ben neutraal (dus even betrokken met alle deelnemers)
• Ik ben onafhankelijk (heb dus geen verplichtingen tegenover de ene of andere partij of opdrachtgever)
• Ik faciliteer het proces, maar …
• De deelnemers doen ‘het’ en doen ‘het’ samen

Deelname aan dit proces is voor iedereen vrijwillig (maar wordt sterk aangemoedigd). Het proces is vertrouwelijk (de deelnemers spreken af wat en hoe er gerapporteerd wordt).

Als alles goed loopt, hebben we op het einde van deze fase 4 JA’s:

1. Ja, dat is ons probleem
2. Ja, we willen en kunnen het samen oplossen
3. Ja, we willen dit doen via bemiddeling
4. Ja, we zien het zitten om dit met Stefanie te doen

De lichten staan op groen? Op naar fase 2 dan maar!

Fase 2: “Mijn” verhaal – even ieder op zijn eigen ‘grondgebied’!

In deze fase nemen we de tijd om ieder zijn verhaal te beluisteren: wat speelt hier (echt)?

Welke:

• belangen
• noden
• wensen
• waarden
• zorgen
• emoties

willen eens uitgesproken worden? Dit kan een heel intensieve ervaring zijn. In het begin blijft ieder hierbij op zijn eigen grondgebied en spreekt over zijn eigen ervaringen. De tegenpartij luistert. De deelnemers richten zich alleen tot mij als gesprekspartner en ik ‘pendel’ tussen te partijen heen en weer.

Mensen horen dan, soms voor de eerste keer, wat er echt leeft bij de tegenpartij. Ontstaat er een eerste vorm van begrip voor elkaar? Dan kan voorzichtig met een verbindende dialoog begonnen worden en we zijn gereed voor fase 3.

Fase 3: Voorzichtig kijken naar de ander en zijn belangen

Het is aftasten en zoeken:

• Kan ik me, al is het ook maar heel even, in jouw schoenen zetten?
• Is het voor mij duidelijk wat jouw belangen zijn?
• Waar wil je zorg voor dragen door jouw gedrag?
• En snap jij waar het mij om gaat?
• Wat vinden we allebei belangrijk? Welke doelen delen we? En waar verschillen onze belangen?
• Waar begrijp ik jou al een (heel klein) beetje? Waar nog niet?
• Ben ik al bereid om samen met jou aan een oplossing te werken?

Al deze vragen spelen in deze fase van het proces. Partijen treden in een voorzichtige dialoog met elkaar. Als bemiddelaar kom ik nu minder en minder tussen. De rechtstreekse communicatie neemt meer en meer plaats in. Het is belangrijk om in deze fase nog niet over het ‘HOE’ na te denken, de strategie dus om iets te bereiken. Het gaat hier nog altijd over het ‘WAT’. Om een eenvoudig voorbeeld te kiezen: We werken bv. helder uit dat we allebei naar Rome willen maar dat voor jou de prijs heel belangrijk is en voor mij de snelheid van de reis.

Zijn alle belangen voldoende helder in kaart gebracht? Is er voldoende wederzijds begrip en bereidheid tot samenwerking? Stroomt er al genoeg verzoeningsenergie? Dan mogen we beginnen over oplossingen na te denken. We gaan naar fase 4.

Fase 4: Samen concrete afspraken maken en uittesten

In deze fase genereren alle betrokkenen opties om aan de in fase 3 geïnventariseerde belangen tegemoet te komen. Hier kunnen we in eerste instantie heel breed kijken en creatief naar oplossingen zoeken. In tweede instantie worden de opties beoordeeld en gekozen. Om dan heel concrete afspraken te maken. En die worden dan natuurlijk getest.

Het loopt dan een beetje volgens het motto “Vele wegen leiden naar Rome!”:

“Dus we kunnen met de fiets gaan, of met de auto, of met het vliegtuig, of met de bus, of te voet, of …  Ah, snelheid was belangrijk? En het mocht niet te veel kosten? Dan misschien toch een goedkope vlucht boeken? We zullen eens de verbindingen en prijzen checken en dan volgende week beslissen.”

Normaalgezien kunnen deze fases met alle betrokkenen samen in een of meerdere workshops doorlopen worden. Bij heel ‘hete’ conflicten, is het soms nodig eerst nog individuele gesprekken te voeren tot dat de basis gevonden is voor de rechtstreekse samenwerking. Aan het einde van het traject geven de betrokken partijen rechtstreeks feedback aan hun opdrachtgevers, meestal hun leidinggevenden. Als bemiddelaar help ik om dit voor te bereiden. Het is vanuit ervaring ook zinvol om enkele opvolgmomenten in te plannen om de vinger aan de pols te houden.

“Vrede is een lange rij van conflicten waar we goed mee om zijn gegaan.”
Polarisatie, Bard Brandsma

3 Take-Aways

3 ‘take-aways’ om te onthouden:

1. Waar mensen samenwerken zijn er conflicten (lees: verschillen!). Een beetje als regen in België! Of we dat nu leuk vinden of niet!
2. Ze ignoreren, bagatelliseren of onder de mat vegen vergroot het risico op escalatie! In het beste geval word je een beetje nat of heb je wat water in je kelder, in het slechtste geval overstroomt de boel.
3. Verschillen op een professionele manier bespreekbaar maken helpt je team vooruit. In de verschillen zitten groeikansen. Dat vraagt oefening maar is zeker doenbaar. En is volgens mij trouwens part of jouw job als leidinggevende!

Laat je ondersteunen!

Wist je dat erover praten al verhelderend werkt? Neem vrijblijvend en gratis contact met mij op. Ik luister telefonisch naar jouw verhaal en samen maken we een eerste balans op van de situatie en mogelijke vervolgstappen. Graag stel ik mijn jarenlange ervaring als facilitator, coach en trainer in jouw dienst.