Case ‘Zwart-wit denken in de Financiële Afdeling in een KMO’
De Case: Clash of visies in Departement Finance
Onlangs kreeg ik de volgende opdracht: Een KMO wilde haar financiële afdeling moderniseren als onderdeel van een groter veranderingsproject. Aan alle medewerkers werd gevraagd hoe zij hun toekomst zagen en wat zij graag zouden willen doen. De afdeling moest worden ‘omgebouwd’ rond de talenten van de medewerkers.
De eerste vergaderingen rond dit thema leken succesvol te verlopen, maar toen liep alles plotseling vast en werkte er niets meer. Er werd veel gepraat maar ‘niets’ gezegd en vooral niets meer besloten of veranderd. De medewerkers waren bang, gefrustreerd en voelden zich hopeloos. Het management vreesde dat er ofwel helemaal geen resultaat of een open conflict zou zijn en zocht externe steun, mij dus.
De polarisatie
Een eerste gespreksronde met het team bracht een duidelijke polarisatie aan het licht: de ene groep rond, noemen we haar Linda, wilde “alles veranderen, nieuwe knowhow in het bedrijf brengen, efficiëntere processen invoeren met nieuwe rollen en verantwoordelijkheden”. De andere groep rond, noemen we haar Sandra, wilde “alles bij het oude laten, het beproefde niet overboord gooien en de bestaande contexten en beperkingen niet ontkennen” en zette de hakken in het zand. Er was veel frustratie en angst aan beide kanten. Tussen Linda en Sandra was er een echt conflict ontstaan. Er hadden ook al gesprekken met de HR-verantwoordelijk plaatsgevonden om het conflict uit de wereld te helpen, maar zonder resultaat. Tussen deze twee groepen probeerden enkele medewerkers ‘neutraal’ te blijven.
De verschillende behoeften in kaart brengen
Mijn werk was in eerste instantie om de verschillende behoeften en perspectieven van de groepen rond Linda en Sandra in kaart te brengen, alles zichtbaar en bespreekbaar te maken. Sandra voelde zich bijvoorbeeld het prettigst als zij alleen kon werken, het liefst met veel gegevens en cijfers en in Excel. Zij werd ook zeer gewaardeerd om haar goede analyses. Linda daarentegen was de creatieve geest van de afdeling. Zij bruiste van de nieuwe ideeën en haalde veel energie uit het contact met andere collega’s. Het kostte beiden veel moeite om zich in elkaars schoenen te verplaatsen. Belangrijke vragen waren: “Hoe zie jij de dingen? Hoe zie ik de dingen? Wat is belangrijk voor jou/mij? Wat zijn jouw/mijn behoeften?”
Het was voor beiden een echte eyeopener dat het erkennen en verwoorden van de behoeften van de ander niet automatisch instemming of overeenstemming betekent.
Begrip en medewerking?
De tweede stap was het vergroten van de wederzijdse erkenning van de verschillende behoeften: “Kan ik me een beetje in jouw positie verplaatsen en begrijpen wat jij voelt? En kun jij mij ook een beetje begrijpen? Zijn we bereid om aan een oplossing te werken, die een win-win voor ons beiden/allen is?”
De toekomst ontwerpen: nuance i.p.v. zwart-wit!
Van daaruit gingen we op zoek naar het toekomstige ontwerp van de afdeling. Hoe moet die er in de toekomst uitzien, zodat we ons er allemaal in kunnen vinden? De belangrijkste stap was om het “of – of” (of Linda’s zicht der dinge of Sandra’s zicht der dinge) te veranderen in een “en – en”. Hoe ziet onze afdeling eruit als we en blijven doen wat we nu al doen, graag en goed, en anderzijds volledig nieuwe gebieden uitwerken en de nieuwe perspectieven integreren? Waar is het zinvol de status quo te houden, waar willen we verandering? En hoeveel? En hoe snel? En voor wie? En voor wie niet? Het extreme zwart-wit beeld werd toen een schilderij met vele kleuren en nuances. Met plaats voor en Linda’s vernieuwingen en Sandra’s beproefde aanpak.
Van idee tot de omzetting
In een laatste stap was belangrijk de toestemming van hun baas te krijgen om alle goede ideeën in praktijk te brengen. Daartoe nodigden de medewerkers hem uit voor een workshop en presenteerden hun nieuwe aanpak en concepten. Na het welwillende JA van hem hebben we een klein project opgezet om stap voor stap en op een professionele manier naar de nieuwe manier van samenwerking toe te werken. Dit liep niet zonder slag of stoot maar wel samen.
“Vrede is een lange rij van conflicten waar we goed mee om zijn gegaan.”
Polarisatie, Bard Brandsma
3 Take-Aways
3 ‘take-aways’ om te onthouden:
- Conflicten zijn normaal: Waar mensen samenwerken zijn er conflicten (lees: verschillen!). Een beetje als regen in België! Of we dat nu leuk vinden of niet!
- Conflicten vragen aandacht: Ze ignoreren, bagatelliseren of onder de mat vegen vergroot het risico op escalatie! In het beste geval word je een beetje nat of heb je wat water in je kelder, in het slechtste geval overstroomt de boel.
- Conflicten hebben openheid nodig: Verschillen op een professionele manier bespreekbaar maken helpt een team vooruit. In de verschillen zitten groeikansen. Dat vraagt oefening maar is zeker doenbaar. Na regen komt zonneschijn!
Laat je ondersteunen!
Wist je dat erover praten al verhelderend werkt? Neem vrijblijvend en gratis contact met mij op. Ik luister telefonisch naar jouw verhaal en samen maken we een eerste balans op van de situatie en mogelijke vervolgstappen. Graag stel ik mijn jarenlange ervaring als facilitator, coach en trainer in jouw dienst.